GDPR – zásady ochrany osobních údajů

ING. Viktor Harnach
GDPR – zásady ochrany osobních údajů

Informace o zpracování osobních údajů

V následujícím textu Vám přináším podrobné informace týkající se zpracování Vašich osobních údajů.

Kdo jsme:

Ing. Viktor Harnach, rodné číslo 590724/0295, IČO 44728131,
obchodní společnost Harnachovi s.r.o., IČ 04018851,
obchodní společnost Zlato s ambicemi s.r.o., IČ 07633343,
obě se se sídlem Do Čertovky 491, Klecany, PSČ 250 67 a všechny zastupované Ing. Viktorem Harnachem.
Dále: společnost Investice s ambicemi s.r.o., IČ 14239906 se sídlem Litoměřická 509/35, Praha 9,
zastupovaná paní Drahomírou Harnachovou.

Týká se klientů, s nimiž jsme navázali dlouhodobou spolupráci:

Jaké informace a osobní údaje budeme zpracovávat:

jméno a příjmení, rodné číslo (je nezbytné k identifikaci osoby a k sjednávání smluv), bydliště, kontaktní údaje – telefon, mail, webová stránka, jiné kontaktní údaje – Skype, Facebook, WhatsApp, Hangouts, údaje ze sjednaných smluv, které jsem Vám sjednával i ze smluv, které Vám sjednával někdo jiný, pokud je odůvodněné tyto údaje u nás evidovat), údaje o tom, jaké jsou Vaše záměry, cíle (obvykle jen ty, které souvisejí s financemi a financováním), údaje o tom, jak probíhala naše jednání a k čemu jsme při nich dospěli a co jsme dohodli apod. Stejné (nebo přiměřeně méně údajů) údaje eviduji o dětech a dalších členech Vaší rodiny. Všechny údaje eviduji pouze s cílem, abych Vám příště mohl poskytnout dobrou službu na nemusel od Vás znovu vyžadovat údaje, které jste mi svěřili při předcházející spolupráci.

Jakým způsobem informace a údaje získáváme:

Především od Vás při osobním jednání nebo při jednání po technických pojítkách (telefon, mail, Skype, Facebook, WhatsApp, Hangouts aj., nebo od pojišťoven, investičních společností apod. – vždy jen v zájmu poskytnutí kvalitní služby ve Vašem zájmu.

Jakým způsobem osobní údaje zpracováváme:

Vaše údaje evidujeme v klientské databázi vytvořené na zakázku, která je nainstalována v bezpečném místě, zabezpečena proti neoprávněnému vniknutí (fyzickému i hackerskému). Je zabezpečena heslem, které zná jen velmi omezený počet osob. Výstupem databáze jsou tzv. pasporty, které jako jediné jsou určené k použití mimo zabezpečený prostor.

Pasporty se předávají také specialistovi pro komunikaci, který je zavázán s nimi nakládat nanejvýš obezřetně a po splnění jeho úkolu je vrátit a na svém PC je zcela zlikvidovat.

Tvůrce databáze je smluvně zavázán nenarušit databázi klientů.

Správce počítačové sítě je smluvně zavázán nenarušit databázi klientů.

S databází klientů a s obsaženými daty pracují pouze Ing. Viktor Harnach a Drahomíra Harnachová, kteří ji mohou nastartovat, používat pro svoji práci – pozměňovat, doplňovat, ukládat data. Oba jsou zavázáni data klientů a informace o nich použít pouze a jen pro poskytovanou službu.

Likvidace dat: je zkušenost, že některá data jsou potřebná (třeba na základě požadavku samotných klientů) i za velmi dlouhou dobu (více než 15 nebo 20 let – to už se stalo!). Proto data pro jistotu nelikvidujeme naprostou likvidací, ale, pokud si to klient přeje, abychom přestali používat jeho data, učiníme tak tím, že ho přesuneme do oddílu vyřazených klientů. Data nejsou fyzicky zlikvidována, ale není k nim už běžný přístup, neaktualizují se, nepracuje se s nimi, nezobrazují se v seznamech apod a je možno, pokud to klient vyžaduje, se k nim vrátit. To stejné, pokud by nastal požadavek úřadů. Pouze pokud by klient si přál fyzickou likvidaci, vyhovíme mu tak, že jeho data přepíšeme jinými daty a tím jsou jeho údaje definitivně ztraceny.

K čemu používáme data:

Zejména k tomu, abychom mohli poskytnout kvalitní službu (správně a vhodně poradit, sjednat vhodné smlouvy, vypovědět doběhnuté smlouvy apod. K tomu patří zasílání zpráv (mailingu) apod.

Komu osobní údaje předáváme:

Předáváme pouze tehdy, pokud jsme k tomu klienty delegováni – sjednali jsme smlouvu a rozumí se, že ji máme předat smluvnímu partnerovi. Dále předáváme údaje o zdravotním stavu klienta v případě sjednání pojistných smluva o příjmech a výdajích v případě sjednání úvěru. Dokumenty předáváme převážně služební poštou, Českou poštou, osobně nebo jinak.

Jak dlouho osobní údaje uchováváme:

Máme zkušenost, že občas jsou údaje potřebné i po velmi dlouhé době ( i 15 nebo 20 let), údaje nelikvidujeme, pokud se údaje o některé osobě ukážou jako nepotřebné, přesuneme je mezi vyřazené osoby (rodiny).

Jaká máte práva při zpracování osobních údajů:

Máte právo nás požádat o poskytnutí informace o osobních údajích o Vás zpracovávaných, a to zejména o účelu zpracování, kategorii zpracovávaných osobních údajů, příjemci osobních údajů, dostupných údajů o zdroji osobních údajů, nejsou-li získány přímo od Vás a době uložení osobních údajů.

Pokud byste zjistil/a nebo byste se domníval/a, že provádíme zpracování v rozporu se zákonem, zejména jsou-li osobní údaje nepřesné s ohledem na jejich účel zpracování, můžete nás požádat o vysvětlení, nebo požadovat, abychom zařídili nápravu. Máte také právo žádat o opravu údajů, převedení mezi vyřazené klienty (rodiny) či výmaz (likvidaci). Od 25. 5. 2018 máte dále právo vznést námitku proti zpracování, právo na přenositelnost Vašich osobních údajů, nebo právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.

U osob, se kterými jsme nenavázali dlouhodobou spolupráci:

Jaké informace a osobní údaje budeme zpracovávat:

obvykle jen mailovou adresu, telefonní číslo nebo jiné komunikační údaje (kontaktní údaje Skype, Facebook, WhatsApp, Hangouts) a údaje, které jste nám sami sdělili (zájem o investování, poradenskou službu, sběratelské předměty, nemovitosti apod.)

Jakým způsobem informace a údaje získáváme:

doporučením od stávajících klientů nebo jiných osob, vlastní činností na webu – aktivní marketing – prospekting, facebook apod.). Vycházíme z toho, že nabídka našich služeb nemůže být nikomu na škodu a že každý může nabízenou službu snadno odmítnout.

Jakým způsobem osobní údaje zpracováváme:

Vaše údaje evidujeme zejména v klientské databázi nejčastěji na bázi excelu, která je umístěna v bezpečném místě, zabezpečena proti neoprávněnému vniknutí (fyzickému i hackerskému) apod.

K čemu používáme data:

Zejména k tomu, abychom mohli poskytnout kvalitní službu dalším klientům, kterým by mohla být k užitku, tedy zejména k oslovení potenciálních zájemců, poskytnutí úvodní informace o naší službě, zaslání mailové zprávy – nabídky, oslovení telefonem apod.

Komu osobní údaje předáváme:

Předáváme je našim partnerům, kteří pro nás zabezpečují marketingové služby (profesionální mailing apod.). Partneři jsou zavázáni udržovat data ve stejném (nebo ještě přísnějším) režimu a po skončení svého úkolu je vrátit zpět nebo je zlikvidovat.

Jak dlouho osobní údaje uchováváme:

Máme zkušenost, že některé osoby je potřebné oslovit několikrát. Proto údaje po prvním nebo druhém použití obvykle nelikvidujeme, ale oslovíme respondenty po přiměřené době znova. Máme zkušenost, že tento postup nemůže nikomu uškodit a každý má právo a možnost zasílání nabídek apod. odmítnout – v tom případě jeho údaje zlikvidujeme.

Jaká máte práva při zpracování osobních údajů

Za ochranu údajů podle GDPR je zodpovědný Ing. Viktor Harnach.

Jak nás můžete kontaktovat

V případě jakýchkoliv dotazů na zpracování Vašich osobních údajů se na nás můžete obracet písemně a elektronicky prostřednictvím níže uvedených kontaktních údajů:

Ing. Viktor Harnach, Do Čertovky 491, 25067 Klecany, 603 470 413, viktor@harnach.cz.